Regelmatige controles

Het is verstandig om regelmatig te controleren op de juistheid van de declaraties. De ervaring leert dat dit geld oplevert en afgewezen declaraties voorkomt.

Rapport 0001 Daglijst

Controle op gemiste declaraties

• Maak de juiste selectie.
  Selecteer de juiste periode (1 dag)
  Zet in ieder geval: 
  Toon journaalregels
  Toon financieelregels
  Toon alleen als geen declaratie aan. 
  
  
  
• Klik op Toon resultaat

Controle op juiste tarieven 

• Maak de juiste selectie:
  Selecteer de juiste periode (bijv. 1 maand)
  Selecteer de juiste categorie (bijv. militairen of vaste passanten)
  
  Selecteer in ieder geval
  Toon journaalregels
  Toon financieelregels 
  (En dus niet Toon alleen als geen declaratie)
• Klik op Toon resultaat.

Gemist tarief of verkeerd tarief gedeclareerd?
Voeg eerst het juiste tarief toe. Klik aan de rechterzijde op achter de naam van de patiënt. Kies de juiste verrichting.
Verwijder vervolgens de eventuele verkeerde regel. Klik op achter de betreffende declaratie en kies 'Verwijder regel'.

Controles voorafgaand aan declareren

VECOZO-controle

• Geef de opdracht 'VECOZO'. Klik op start om de verzekering bij het patiëntenbestand goed te zetten.
• Ga naar rapporten, selecteer rapport 0006 'Vecozo statusoverzicht'. Klik linksonder op 'Toon resultaat'. Aan de rechterkant verschijnen de aantallen en categorieën. Onthoud welke categorieën een resultaat geven met Vecozo niet OK.
• Ga vervolgens naar rapport 0005. Maak linksonder de selectie van die categorie waarbij patiënten zijn gevonden die Vecozo niet OK geven. Geef aan of je wel of niet passanten en/of ongedocumenteerden wil tonen. Klik op 'Toon resultaat'. 
  Aan de rechterkant verschijnen de gegevens van de patiënten waarbij iets niet in orde was.
• Loop het lijstje langs en vul of wijzig bij de administratieve gegevens van de patiënt. Vergeet niet een eventuele memo op te nemen met informatie over declaratie/verzekeringsstatus etc. Zo zien collega's ook als er iets afwijkends gedeclareerd moet worden.
• Maak je gebruik van een declaratieservice? Je kunt een volledig patiëntenbestand aanleveren en via hun portaal de Vecozo-controle laten doen. 
  Een uitspoel van het patiëntenbestand maak je met de opdracht 'EXPVZ31'. 
  Gebruik de informatie van de declaratieservice om het bestand te uploaden in hun portaal.

Patiëntengroepen juist categoriseren en declaraties nalopen

• Militairen zoeken die net in militaire dienst zijn gegaan en waarvoor dus geen inschrijftarieven gedeclareerd mogen worden.
  • Ga naar rapporten en selecteer rapport 0028 'Patiënten per verzekeraar'. 
    Selecteer de praktijk, vink 'Toon patiënten' aan en selecteer zorgverzekeraar 3363 SZVK (Stichting Ziektekostenverzekering Krijgsmacht).
    Klik op 'Toon resultaat'.
  • Controleer van de getoonde patiënten of deze de categorie Militair hebben en zet deze op (vaste) passant.
    Maak eventueel een memo met de melding dat militaire passantentarieven gedeclareerd moeten worden voor deze persoon.
  • Controleer of de juiste tarieven gebruikt zijn en pas deze zo nodig aan. (Consult Militair in plaats van reguliere consulten / reguliere passantenconsulten).
    Gebruik hiervoor rapport 0001 Daglijst.
    Gebruik als selectie in ieder geval de te controleren periode, toon financieelregels. Selecteer vervolgens de categorie 'Militair'.
    Klik op Toon resultaat.
    Vind je 'gewone' tarieven? Verander deze dan naar militaire passantentarieven. 
• Asielzoekers en Oekraïners vinden, waarvoor geen inschrijftarieven gedeclareerd mogen worden.
  • Ga naar rapporten en selecteer rapport 0028 Patiënten per verzekeraar.
    Selecteer de praktijk en vink Toon patiënten aan en selecteer zorgverzekeraar 3355 RMA Basis. Klik op Toon resultaat.
  • Controleer van de getoonde patiënten of deze op de categorie (vaste) passant staan. Eventueel kun je een extra categorie (asielzoeker) aanvinken. Wil je een extra categorie maken? Gebruik de opdracht 'categoriebeheer'. 
    Maak eventueel een memo met de melding dat voor deze persoon de (gewone) passantentarieven gedeclareerd moeten worden.
  • Controleer of voor deze groep de juiste tarieven gebruikt zijn met behulp van rapport 0001 Daglijst.
    Gebruik als selectie in ieder geval de te controleren periode, toon financieelregels en de categorie 'vaste passant'.
    Klik vervolgens op Toon resultaat.
    Pas zo nodig tarieven aan. 
    Let op: in deze categorie zitten naast Oekraïners ook mogelijk buitenlandse passanten, WLZ-patiënten etc.
    
    

ION-controle
De patiënten die op de peildatum van de eerste dag van het kwartaal op naam staan ingeschreven kan sowieso de inschrijftarieven gedeclareerd worden. 

• • Doe de ION-controle uiterlijk de een-na-laatste dag van het kwartaal 
    • Geef de opdracht 'ION'. Klik op start. Van alle ingeschreven patiënten wordt gecontroleerd of deze staan ingeschreven bij Stichting Inschrijving op Naam.
    • Ga vervolgens naar rapporten en selecteer rapport 0045 Inschrijving op Naam.
      Selecteer de praktijk, Toon patiënten, Alleen probleemgevallen, Toon gegevens ION.
      Klik op Toon resultaat. 
    • In het bovenste gedeelte vind je het resultaat van mensen die niet aangemeld konden worden bij ION. In het onderste gedeelte van het rapport vind je mensen die wel aangemeld staat bij ION, maar niet in jullie HIS. 
      Loop de lijst langs en pas zo nodig gegevens/categorie etc. aan van de genoemde personen. Controleer of personen nog wel in de praktijk ingeschreven zouden moeten staan of meld personen zo nodig handmatig af bij ION. 
    • Maak je gebruik van een declaratieservice? Zij kunnen op een afgesproken datum de patiënten aanmelden.
      Om een patiëntenbestand aan te leveren gebruik je de opdracht EXPVZ31 om een bestand te genereren. 
      Gebruik het portaal van de aanbieder om het bestand aan te leveren en eventuele retourinformatie te verwerken.

Specifieke patiëntgroepen

Er zijn een aantal specifieke patiëntgroepen die bij het declareren extra aandacht vragen. In Specifieke patiëntgroepen bij het declareren – Flexdokters worden deze groepen verder toegelicht.