Controleer eerst of patiënt niet al ingeschreven is en/of er al een dossier van bestaat. 
Tip: Zet hiervoor een vinkje bij inactief.
Bepaal of patiënt ingeschreven mag worden. (Denk aan reisafstand, eerder uit onvrede vertrokken etc.)
 

Inschrijvingen verwerken vanuit Beheer Portaal

1. Open Bricks Patiëntenbeheerportaal door in te loggen op https://beheer.mijngezondheidsapp.nl/
2. Ga naar 'Nieuwe patiënten'. Sorteer op inschrijfdatum en begin bij de oudste. 
3. Controleer in Bricks Huisarts of patiënt al eerder ingeschreven is (geweest).
   Tip: Vink het vakje 'inactief' aan bij de controle hierop.
4. Bepaal of patiënt ingeschreven mag worden. Let hierbij op reistijd, eerder uit onvrede vertrokken etc.
5. Mag patiënt ingeschreven worden? Ga terug naar het Beheer Portaal en open de inschrijving. Klik vervolgens op 'Maak aan in Bricks Huisarts'. 
   De gegevens worden nu doorgestuurd naar Bricks Huisarts. En het ingevulde inschrijfformulier wordt in het HIS gezet als je dat aangegeven hebt. Tevens wordt de welkomstmail verstuurd naar de patiënt.
6. Klik nu op 'Maak overdrachtsbrief' en sla deze op de praktijkschijf op in de juiste map. Bijv. map: Praktijk/Jaar/Inschrijvingen/Achternaam voorletter geboortedatum
7. Zoek vervolgens in Bricks Huisarts de patiënt op en klik op 'Wijzig administratief'. 
   
8. Vul het patiëntbeheerscherm aan met de juiste arts, apotheek, juiste woonverband, categorie.
9. Let op: Pas de inschrijfdatum aan als je de inschrijving verwerkt op de laatste of eerste dag van het kwartaal. ION schrijft dan patiënt in per de 2e dag van het kwartaal. Door de inschrijfdatum op de 2e dag van het kwartaal te zetten worden onnodig afgewezen declaraties voorkomen.
10. Klik op 'COV' om de verzekeringsgegevens op te halen. 
    Let op: Wordt de verzekering niet gevonden? Vraag patiënt om verzekeringsbewijs en/of controleer of de juiste gegevens zijn opgegeven door de knop 'Vul dossier' te gebruiken. 
    Vul het WID-scherm in. Geef zo nodig bij documenttype 'onbekend' of 'vergewist' in en klik op 'Controleren'.
    
    Een pop-upscherm verschijnt met de gegevens die bij SBV-Z bekend zijn bij dit BSN-nummer. Controleer de gegevens en klik op 'Overnemen' om deze gegevens te gebruiken.
    
    Is patiënt niet te vinden of bijvoorbeeld in het buitenland verzekerd? Pas dan de categorie aan. Zie ook: Specifieke patiëntgroepen bij het declareren – Flexdokters
11. Klik op 'Toepassen en terug'.
12. Klik nu op de knop 'ION' om patiënt aan te melden bij ION. (Hiervoor moet patiënt een Nederlandse verzekering hebben.)
    
13. Controleer bij Zorgmail File Transfer of het dossier daadwerkelijk is opgevraagd.
    Is dit niet het geval? Stuur dan via ZMFT een bericht aan de vorige huisarts met daarin de overdrachtsbrief. 

Handmatig inschrijven

1. Ga naar de tab patiënten en klik op de knop 'Nieuwe patiënt'.
   
2. Vul de BSN in en naam en geboortedatum.
3. Klik op de knop 'Toepassen'. Nu verschijnt rechtsboven de knop 'Vul dossier'.
4. Klik op de knop 'Vul dossier'. 
5. Vul het WID-scherm in. Geef zo nodig bij documenttype 'onbekend' of 'vergewist' in en klik op 'Controleren'.
   
6. Een pop-upscherm verschijnt met de gegevens die bij SBV-Z bekend zijn bij dit BSN-nummer. Controleer de gegevens en klik op 'Overnemen' om deze gegevens te gebruiken.
   
7. Vul de overige gegevens aan, zoals juiste huisarts, apotheek, telefoonnummer, e-mailadres en woonverband.
8. Klik op de knop 'COV' om de verzekeringsgegevens op te halen. 
   Worden er geen verzekeringsgegevens gevonden? Vraag patiënt om een verzekeringsbewijs en/of pas patiëntencategorie aan en voeg zo nodig een memo toe. Kijk hiervoor bij Specifieke patiëntgroepen bij het declareren – Flexdokters.
9. Let op: Verwerk je de inschrijving van een in Nederland verzekerde persoon op de laatste of eerste dag van het kwartaal? Zet de datum dan op de 2e dag van het kwartaal om te voorkomen dat er ten onrechte inschrijftarieven gedeclareerd worden. ION zet op deze 2 dagen de mutatiedatum op 2e dag van het kwartaal. 
10. Zijn de gegevens compleet? Klik dan op 'Toepassen en terug'.
11. Klik nu op de knop 'ION' om patiënt aan te melden bij ION. (Hiervoor moet patiënt een Nederlandse verzekering hebben.)Nu  wordt het dossier -mits de vorige arts nog in ION gekoppeld stond aan de patiënt- automatisch opgevraagd. 
    
12. Controleer bij Zorgmail File Transfer of het dossier daadwerkelijk is opgevraagd.
    Is dit niet het geval? Stuur dan via ZMFT een bericht aan de vorige huisarts met daarin de overdrachtsbrief. 

Uitschrijven van een patiënt

1. Zoek patiënt op in Bricks Huisarts en open het dossier.
2. Maak een dossiernotitie. Noteer toestemming van patiënt om dossier over te dragen aan arts ....
3. Klik met rechts bij de patiëntgegevens (startmenu) en meld patiënt af bij ION.
4. Klik met rechts bij patiëntgegevens (startmenu) en klik op Uitschrijven. Vul de gegevens aan.
   Let op: door Exporteer dossier aan te vinken worden direct de exportbestanden aangemaakt. 
5. Sla het zipbestand op. (Bijvoorbeeld in map: jaar\uitschrijvingen\naamgeb.datum)
6.  Pak nu het zipbestand uit. Er zijn normaliter 3 mappen: .edi-bestand, PDF en een zipfile en evt. een .txt-bestand.
7. Log in bij ZorgMail File Transfer (ZMFT). Selecteer het binnengekomen dossieraanvraag en handel deze af door de losse bestanden (dus niet alleen de ZIP-file) te uploaden.
8. Heb je geen dossieraanvraag binnen gekregen, maar weet je wel de arts. Klik dan op 'Verstuur bestanden'. Zoek de nieuwe arts op in het adresboek. Voeg de overdrachtsbestanden toe en vermeld het HIS (Bricks Huisarts).
   Tip: Verwijder het dossier pas als je zeker weet dat de overdracht goed gegaan is en er geen verlate vragen meer gekomen zijn.