Stappenplan: FlexAssist Instellen bij Afwezigheid of Vakantie

Om FlexAssist goed te configureren tijdens je afwezigheid of vakantie, volg je deze stappen:

Stap 1: Activeer FlexAssist voor eventuele waarnemers

1. Maak een nieuwe gebruiker aan voor de waarnemer. Lees hier hoe je dat doet.
2. Koppel de waarnemer aan een agenda zoals beschreven in de eerdere stappen.

Stap 2: Pas je weekschema aan

1. Ga naar Bricks.

2. Open de spreekuuragenda(’s).

3. Klik met de rechtermuisknop op een agenda en selecteer 'Week aanpassen'.

4. Kies een bloktype dat aangeeft dat de praktijk gesloten is (bijvoorbeeld "Vakantie"), en pas dit toe op de dagen dat geen afspraken geboekt mogen worden.

Belangrijk: Gebruik geen blokkades om afspraken te voorkomen, deze worden niet goed ondersteund.

Heb je een waarnemer?

• • Laat de agenda open voor de waarnemer en koppel deze aan de juiste agenda.

Stap 3: Pas eventueel de agenda belmenu aan

1. Controleer het belmenu dat patiënten te horen krijgen.

   • Standaard staat deze van 08:00 tot 17:00 uur ingesteld op "open".

   Wil je een ander belmenu afspelen?

   • Zorg dat je het gewenste belmenu hebt aangemaakt. Klik hier voor de instructies.
   • Als het belmenu al bestaat, activeer je dit als volgt:
     1. Ga naar Bricks en open de agenda belmenu.
     2. Klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Week aanpassen'.
     3. Selecteer een bloktype zoals "Vakantie/Tijdelijk gesloten" en pas dit toe op de gewenste dagen.

   Heb je een waarnemer?

   • Laat de belmenu-agenda openstaan. Patiënten horen dan het standaard "open"-belmenu.

Stap 4: Pas eventueel de agenda spoedlijn aan

1. Route van de spoedlijn instellen:

   • Is de route al bekend in FlexAssist?

     1. Open Bricks en ga naar de agenda spoedlijn.
     2. Klik met de rechtermuisknop en kies 'Week aanpassen'.
     3. Selecteer een bloktype (bijvoorbeeld "Spoedlijn Waarnemer") en markeer de dagen naar wens.

• • Is de route nog niet bekend?

    1. Open Bricks en maak een nieuw bloktype aan in de legenda, zoals "Spoedlijn Waarnemer".
    2. Selecteer het bloktype in de agenda spoedlijn voor de gewenste dagen.
    3. Ga naar FlexAssist en klik op Telephony > Call Route.
    4. Stel het type in op Conditional Ringing en klik op Save.
    5. Klik op Conditional Ringing en voeg een conditie toe:
       • Agenda check(s):
         • Selecteer bij Tetra-agenda: Spoedlijn.
         • Selecteer bij Tetrablock: bijvoorbeeld Spoedlijn Waarnemer.
       • Telefoonroute instellen:
         • Eén medewerker: Selecteer Call menus > External number en vul het telefoonnummer van de waarnemer in.
         • Meerdere medewerkers achtereenvolgens bellen: Selecteer Sequential Ringing, klik op Add Target, en voeg nummers toe.
         • Meerdere medewerkers tegelijk bellen: Selecteer Simultaneous Ringing, klik op Add Target, en voeg nummers toe.

Na het volgen van deze stappen is FlexAssist volledig ingesteld voor jouw afwezigheid of vakantie, zodat patiënten en waarnemers optimaal ondersteund worden.