Stappenplan: FlexAssist Instellen bij Afwezigheid of Vakantie

Om FlexAssist goed te configureren tijdens je afwezigheid of vakantie, volg je deze stappen:

Stap 1: Activeer FlexAssist voor eventuele waarnemers

1. Maak een nieuwe gebruiker aan voor de waarnemer: 2. Users: Hoe kan ik een gebruiker toevoegen in FlexAssist?
2. Koppel de waarnemer aan een agenda zoals beschreven in die handleiding.

Stap 2: Pas je weekschema aan

1. Ga naar Bricks.
2. Open de spreekuuragenda(’s).
3. Klik met de rechtermuisknop op een agenda en selecteer 'Week aanpassen'.
4. Kies een bloktype dat aangeeft dat de praktijk gesloten is (bijvoorbeeld "Vakantie"), en pas dit toe op de dagen dat geen afspraken geboekt mogen worden.

Belangrijk: Gebruik geen blokkades om afspraken te voorkomen, deze worden niet goed ondersteund.

Heb je een waarnemer die jouw agenda gebruikt?

• Laat de agenda dan open voor de waarnemer en koppel deze aan de juiste agenda.

Stap 3: Pas eventueel de agenda belmenu aan

1. Controleer het belmenu dat patiënten te horen krijgen.

   • Standaard staat deze van 08:00 tot 17:00 uur ingesteld op "open".

   Wil je een ander belmenu afspelen?

   • Zorg dat je het gewenste belmenu hebt aangemaakt in FlexAssist en het bijbehorende agendablok (kleurtje) in Bricks. Vraag Support om je hierbij te helpen of dit voor je te doen.
   • Zorg ook voor een belmenu voor avond, nacht en weekend als dit nodig is.
   • Als het belmenu al bestaat, activeer je dit als volgt:
     1. Ga naar Bricks en open de agenda belmenu.
     2. Klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Week aanpassen'.
     3. Selecteer het bloktype zoals "Vakantie/Tijdelijk gesloten" dat aan je belmenu gekoppeld is, en pas dit toe op de gewenste dagen en tijden.
     4. Voeg zo nodig het blok voor Vakantie/gesloten avond/weekend toe in de avonden, nachten en de hele zaterdag en zondag van 0:00 tot 23:55.

   Heb je een waarnemer?

   • Laat de belmenu-agenda openstaan. Patiënten horen dan het standaard "open"-belmenu.

Stap 4: Pas eventueel de agenda spoedlijn aan

1. Route van de spoedlijn instellen:
   • Is de route al bekend in FlexAssist?
     1. Open Bricks en ga naar de agenda spoedlijn.
     2. Klik met de rechtermuisknop en kies 'Week aanpassen'.
     3. Selecteer een bloktype (bijvoorbeeld "Spoedlijn Waarnemer") en markeer de dagen naar wens.

•  
  • Is de route nog niet bekend?
    Let op: stel de callroute alleen zelf in als je weet hoe dit werkt. Support helpt je er graag mee, of kan controleren of het juist is ingesteld.
    1. Open Bricks en maak een nieuw bloktype (kleurtje) aan in de legenda, zoals "Spoedlijn Waarnemer".
    2. Selecteer het bloktype in de agenda spoedlijn voor de gewenste dagen.
    3. Ga naar FlexAssist en klik op Telephony > Call Route.
    4. Stel het type in op Conditional Ringing en klik op Save.
    5. Klik op Conditional Ringing en voeg een conditie toe:
       • Agenda check(s):
         • Selecteer bij Tetra-agenda: Spoedlijn.
         • Selecteer bij Tetrablock: bijvoorbeeld Spoedlijn Waarnemer.
       • Telefoonroute instellen:
         • Eén medewerker: Selecteer Call menus > External number en vul het telefoonnummer van de waarnemer in.
         • Meerdere medewerkers achtereenvolgens bellen: Selecteer Sequential Ringing, klik op Add Target, en voeg nummers toe.
         • Meerdere medewerkers tegelijk bellen: Selecteer Simultaneous Ringing, klik op Add Target, en voeg nummers toe.

Na het volgen van deze stappen is FlexAssist volledig ingesteld voor jouw afwezigheid of vakantie, zodat patiënten en waarnemers optimaal ondersteund worden.