Naar aanleiding van de webinar over de inzet van de Vaccinatieplanner, zijn inmiddels alle deelnemende praktijken doorgegeven aan het team achter de Vaccinatieplanner.

Wat gebeurt er nu?

De Vaccinatieplanner zal rechtstreeks contact opnemen met uw praktijk om een account aan te maken en verdere instructies te geven voor het gebruik van de tool. Houd dus uw mailbox in de gaten voor dit bericht.

Voorbereiding en planning vooraankondiging

1. Registratie bij Vaccinatieplanner.nl
   • Vaccinatieplanner neemt contact op met de praktijk.
   • Meld uw praktijk aan op Vaccinatieplanner.nl en maak uw account aan.
2. Configuratie van de praktijkgegevens
   • Voer de gegevens van uw praktijk in, zoals adres, contactinformatie en beschikbare vaccinatietijden.
3. Importeren van patiëntgegevens
   • Stuur vroegtijdig een lijst met patiënten die in aanmerking komen voor de mailing vaccinatiecampagne, inclusief e-mailadres naar vaccinaties2025@vaccinatieplanner.nl LET OP: patiënten die thuis geprikt moeten worden én/of woonachtig zijn in een zorginstelling ontvangen een brief per post en dienen uit deze lijst te worden verwijderd.
4. Vaccinatieplanner verstuurd een vooraankondiging naar de patiënten zodat patiënten weten dat ze per e-mail worden uitgenodigd door Vaccinatieplanner. Zet op de website van uw praktijk het volgende bericht:

5. Na 2 weken krijgt de praktijk van Vaccinatieplanner een bestand met e-mailadressen die ze niet hebben kunnen bereiken.
6. De praktijk benaderd deze patiënten actief omtrent het juiste e-mailadres en checkt NAW-gegevens en 06-nummers.
7. Flexdokters zorgt voor een algemeen bericht op de website van de praktijken die met Vaccinatieplanner werken.

8. Communicatie naar patiënten

   Stuur 14 dagen voor de vaccinatiedatum de definitieve lijst met patiënten die in aanmerking komen voor de vaccinatiecampagne, inclusief contactgegevens, patiëntnummers en e-mailadres opnieuw naar vaccinaties2025@vaccinatieplanner.nl al dan niet met bijlage(s).

   • Vaccinatieplanner stuurt uitnodigingen per e-mail naar de geselecteerde patiënten met instructies voor het maken van een afspraak via Vaccinatieplanner.
   • Vaccinatieplanner stuurt uitnodigingen per e-mail naar de praktijk, zodat de praktijk de uitnodigingen uit kan printen en per post stuurt aan de patiënten zonder e-mailadres, wonende in instellingen of aan huis moeten worden geprikt.
   • Ook dit jaar zal er een cal centrum worden ingericht. Patiënten kunnen tussen 10.00 uur en 12.00 uur hier telefonisch een afspraak maken voor de vaccinatie.

Indien u geen 2D barcode scanner in bezit heeft, kunt u deze ook bestellen via Vaccinatieplanner. Het tarief voor deze 2D barcode scanner is €57,50,- ex BTW.

Let op: U dient jaarlijks de e-mailadressen aan te leveren. In verband met de AVG-wetgeving bewaard Vaccinatieplanner geen e-mailadressen. Dit houdt in dat na afloop van het vaccinatieseizoen, de e-mailadressen automatisch uit het systeem verwijderd worden.

Organisatie en inrichting vaccinatiedag(en) 2025

1. Plannen van vaccinatiemomenten
   • Stel via Vaccinatieplanner de beschikbare tijdsloten in waarop patiënten een afspraak kunnen maken.
2. Automatische herinneringen
   • Configureer automatische e-mailbevestigingen en herinneringen voor geplande afspraken om no-shows te minimaliseren.
3. Wachtlijstbeheer
   • Maak gebruik van de wachtlijstfunctie van Vaccinatieplanner om patiënten te informeren wanneer er nieuwe tijdsloten beschikbaar komen.

 Uitvoering van de campagne

1. Dagelijkse planning
   • Gebruik Vaccinatieplanner om een overzicht te krijgen van de geplande afspraken per dag en zorg voor voldoende personeel en vaccins.
2. Kies registratie tijdens vaccinatie
   • Registreer de toegediende vaccinaties direct in Tetra HIS met een 2D-barcode scanner, zodat patiëntendossiers up-to-date blijven. Als je hiervoor kiest kun je geen gebruik maken van het versturen van een automatische herinnering vanuit Vaccinatieplanner, of
   • Registreer de toegediende vaccinaties in Vaccinatieplanner met een 2D-barcode scanner, zodat je automatisch een herinnering kunt versturen aan de patiënt. Print vervolgens alle barcodes uit en scan ze opnieuw in Tetra His.
3. Observatie en nazorg
   • Houd patiënten na vaccinatie in de gaten volgens de gebruikelijke protocollen en noteer eventuele bijwerkingen in het systeem.

Evaluatie en opvolging

1. Rapportage
   • Gebruik de rapportagefuncties van Vaccinatieplanner om inzicht te krijgen in het aantal gevaccineerde patiënten en andere statistieken.
2. Feedback verzamelen
   • Vraag patiënten om feedback over het vaccinatieproces om eventuele verbeterpunten te identificeren.
3. Herinneringen voor vervolgafspraken
   • Stel het systeem in om patiënten automatisch te herinneren aan eventuele vervolg- of herhalingsvaccinaties.

Door Vaccinatieplanner te integreren in uw praktijk, kunt u het vaccinatieproces efficiënter en patiëntvriendelijker maken. Voor meer informatie en ondersteuning bij de implementatie kunt u terecht op https://www.vaccinatieplanner.nl/contact of mail naar support@flexdokters.nl

Voor specifieke instructies over het gebruik van Vaccinatieplanner, zoals het plannen van afspraken en het beheren van wachtlijsten, kunt u de handleiding hier raadplegen.

Stappenplan

Stap 1: Voorbereiding (10-8 weken van tevoren)

1. Bepaal doelgroep
   • Identificeer patiënten die in aanmerking komen (bijvoorbeeld ouderen, mensen met een chronische ziekte, zwangere vrouwen).
   • Gebruik het Tetra His om een lijst te genereren met e-mailadressen.
   • Verstuur deze lijst beveiligd naar vaccinatieplanner2025@vaccinatieplanner.nl
2. Bestel vaccins
   • Plaats tijdig een bestelling bij het SNGP op basis van het aantal patiënten.
   • Houd rekening met een extra voorraad voor onverwachte aanvragen.
3. Stel een planning op
   • Kies geschikte data en tijdvakken voor de vaccinaties.
   • Overweeg meerdere dagen of tijdvakken om drukte te spreiden en om minder vragen te krijgen. Als praktijken 3 of meer dagdelen beschikbaar stellen, komen er minder verzoeken voor andere data binnen.
4. Communicatie voorbereiden

Hier zijn er twee opties.

1.  
   • Vaccinatieplanner biedt u een template aan die u naar eigen believen aan kunt passen. Bijv. met uw eigen logo of eigen tekst. Zodra u tevreden bent, stuurt u deze naar vaccinaties2025@vaccinatieplanner.nl Vaccinatieplanner stuurt u een testmail ter verificatie. Wanneer u akkoord geeft, verstuurd Vaccinatieplanner de uitnodigingen naar de patiënten.
   • U ontwerpt de brief zelf en levert deze aan bij Vaccinatieplanner. Ook bij deze optie stuurt Vaccinatieplanner een testmail ter verificatie. Wanneer u akkoord geeft, verstuurd Vaccinatieplanner de uitnodigingen naar de patiënten.
   • Informeer via de praktijkwebsite, nieuwsbrieven en sociale media over de vaccinatiecampagne.
   • Wenst u één of meerdere bijlage(n) toe te voegen aan de vaccinatie-uitnodiging? Dan is dit geen enkel probleem. Het enige wat we nodig hebben is het digitale bestand dat u mee wilt sturen. Mail dit bestand naar vaccinaties2025@vaccinatieplanner.nl

Stap 2: Organisatie (2-4 weken van tevoren)

1. Praktijkindeling
   • Plan een duidelijke looproute om drukte in de praktijk of op de priklocatie te voorkomen.
   • Zorg voor een indeling voor de administratieve handelingen, carrousel voor het zetten van de vaccinatie en spoedopvang (bijvoorbeeld bij allergische reacties).
2. Teamoverleg
   • Bespreek de takenverdeling:
     • Wie registreert?
     • Wie vaccineert?
     • Wie begeleidt patiënten?
   • Plan een moment om het team te trainen in protocollen en het omgaan met spoedsituaties.
3. Materialen voorbereiden
   • Controleer voorraad en zorg voor:
     • 2D- barcode scanners en internet.
     • Vaccins (gekoeld opgeslagen).
     • Naalden, vaccins, watjes, bekken en pleisters.
     • Handdesinfectiemiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen.
     • Afvalbakken voor scherp afval.
4. Technologie instellen
   • Zorg dat Tetra HIS of Vaccinatieplanner klaar is om de vaccinaties direct te registreren.
   • Test eventuele QR-codes of formulieren die patiënten moeten invullen.

Stap 3: Uitvoering (vaccinatie dag)

1. Voorbereiding van de ruimte
   • Controleer of de vaccins op de juiste temperatuur zijn opgeslagen.
   • Zorg dat de werkruimte schoon en georganiseerd is.
   • Controleer of Tetra HIS of Vaccinatieplanner en de 2D-barcode scanner het doen.
   • Noteer de batchnummers en datum in Tetra HIS.
   • Briefing met het team. Verifieer of alles duidelijk is voor iedereen
2. Patiënten ontvangst
   • Verifieer de identiteit van de patiënt bij binnenkomst.
   • Scan met de 2D-barcode scanner de barcode op het device van de patiënt. Uitnodiging uitprinten is niet nodig.
3. Vaccinatieproces
   • Geef korte uitleg over de vaccinatie en eventuele bijwerkingen.
   • Voer de vaccinatie uit volgens protocol.
4. Nazorg
   • Laat patiënten 10-15 minuten wachten na vaccinatie (voor eventuele allergische reacties).
   • Geef instructies mee over wat te doen bij bijwerkingen.

Stap 4: Nazorg en evaluatie

1. Registratie bijwerken (in afwachting van Nicole)
   • Zorg dat alle gegevens correct zijn ingevoerd in Tetra HIS.
   • Meld vaccinaties bij het RIVM indien nodig.
2. Afvalverwerking
   • Verwijder gebruikte materialen volgens de richtlijnen (bijvoorbeeld naaldencontainers).
3. Feedback verzamelen
   • Vraag feedback aan het team en patiënten over het proces.
   • Noteer verbeterpunten voor het volgende jaar.
4. Evaluatie
   • Bespreek met het team wat goed ging en wat beter kan.
   • Maak een verslag of draaiboek voor toekomstige vaccinaties.
   • Evaluatie met Vaccinatieplanner en Flexdokters.