Denk aan de volgende stappen bij een nieuwe medewerker of waarnemer:

1. Gebruiker toevoegen en agenda aanmaken in Bricks

2. Gebruiker toevoegen aan FlexAssist

3. Toevoegen aan boekingsopties

4. Spoedlijn zo nodig aanpassen

1. Gebruiker toevoegen en agenda aanmaken in Bricks

Voor de volledige en actuele instructie voor het toevoegen van nieuwe gebruikers, zie de handleiding van Tetra. 

1.1 Aanvullende tips:

• Controleer eerst of de gebruiker al bestaat (ook bij inactieve medewerkers) voordat je een nieuw account aanmaakt.

• Rechten instellen: wees extra zorgvuldig om te voorkomen dat onbevoegden recepten kunnen uitschrijven of ongewenste administratieve handelingen uitvoeren. 

  • Hierbij kan de functie Rollen nuttig zijn. 

  • Of gebruik de knop Neem instelling over om de rechten van een andere medewerker te kopiëren: je doet dit vanuit de nieuwe medewerker en vinkt in de pop-up de medewerker aan met de rechten die je wilt kopiëren. Er lijkt dan niets te gebeuren, maar blijf even wachten. Dan verschijnt rechtsboven een schermpje dat de instellingen gekopieerd zijn. Daarna zie je nog niets, tot je je browserscherm hebt vernieuwd (let op dat je niet elders in Bricks nog iets open hebt staan dat niet opgeslagen is). 

• Veld ‘Is arts’: bepaal of patiënten op naam van de gebruiker moeten komen te staan.

• Account heractiveren: zet ‘Account actief’ weer op ja, controleer/aanpassen van rechten en ‘Is arts’, reset wachtwoord en stel 2-FA opnieuw in.

• 2-FA instellen voor bestaande gebruikers: mogelijk via medewerkersbeheer, zonder nieuw account aan te maken.

1.2 Agenda aanmaken en weekprofiel toevoegen

Als de medewerker niet vanuit een bestaande agenda gaat werken, maak dan een nieuwe medewerkersagenda aan. Zie de Bricks-handleiding bij Agenda/Beheer. Doe dit voor je naar stap 2 gaat.

De afspraken via de FlexAssist worden ingepland op basis van het weekprofiel in de Bricks-agenda van de medewerker. Kopieer zo mogelijk een bestaand weekprofiel van een medewerker met dezelfde rol. 
Voor waarnemers zal je hier mogelijk een iets andere verdeling in willen zetten van soorten blokken, afhankelijk van hun ervaring met terugbelafspraken. 

Heb je een nieuw type medewerker, bv. een POH-GGZ, overleg dan zo nodig met Flexdokters Support over het aanmaken van nieuwe blokjes/kleurtjes.

2. Gebruiker toevoegen aan FlexAssist

Lees hiervoor Hoe kan ik een gebruiker toevoegen in FlexAssist?
 

3. Medewerker toevoegen aan boekingsopties 

Werkt de nieuwe medewerker vanuit een persoonlijke agenda? Dan moet diegene handmatig toegevoegd worden aan de juiste boekingsopties in FlexAssist. 

3.1 Bestaande boeking aanpassen:

• Ga naar de admin-omgeving in FlexAssist. 

• Ga naar het tabblad Bookings en klik links op het soort boeking dat je aan wilt passen: consulten, terugbelafspraken (callback) en eventueel video of chat. 
   

  

• Klik op de aan te passen booking in het linkerlijstje en rechts worden Appointment details met vier tabbladen zichtbaar.

• Bij tabblad Tetra agendas voeg je de agenda toe waar de nieuwe collega uit werkt. Klik daarna op Save. 
  Werkt een medewerker uit een algemene agenda? Dan staat die mogelijk al in het lijstje en hoeft dat niet opnieuw.
• Bij tabblad Tetra blocks kan je zien in welke Bricks agendablokken de afspraak geboekt mag worden. Controleer of die inderdaad in de Bricks-agenda van de medewerker staan en pas anders het weekprofiel aan (zie ook bij 1.3).
   

3.2 Maak een nieuwe booking aan

Wil je extra boekingsopties aanmaken voor bv een nieuwe arts, vaste waarnemer of POH?

Hier volgt nog info over hoe je dit zelf kunt doen, voor nu: vraag Flexdokters Support om dit voor je te doen. Geef graag duidelijk aan wat jullie willen, gebruik hiervoor paragraaf 3.3 als hulpmiddel.

3.3 Welke boekingen moet ik aanpassen of aanmaken?

• Een waarnemer of nieuwe huisarts zal over het algemeen direct mee gaan bellen. Voeg diegene via bestaande boeking aanpassen toe aan callback > Eerst beschikbare huisarts. 
  Patiënten kunnen daarna meteen dan een afspraak inplannen bij de nieuwe collega via het belmenu of de knop Eerst beschikbare huisarts op de website.
  • Bepaal of de collega ook een eigen afspraakknop op de website moet krijgen. Zo ja: maak een nieuwe booking aan.
  • Bepaal of de collega een eigen link "Op verzoek" moet krijgen. Zo ja: maak een nieuwe booking aan. Doe dit bij consulten en zo nodig ook bij callback.
• Een assistente moet mogelijk toegevoegd aan de boekingsopties voor verrichtingen. Doe dit bij elke verrichting via bestaande boeking aanpassen.
• Een POH: 
  • Bepaal of de POH-S in Viduet/Grip meedraait. Zo ja, vraag Flexdokters Support diegene toe te voegen aan de Viduet link.
  • Bepaal of de collega ook een eigen afspraakknop op de website moet krijgen. Zo ja: maak een nieuwe booking aan.
  • Bepaal of de collega een eigen link op verzoek moet krijgen. Zo ja: maak een nieuwe booking aan.

Vraag zo nodig aan Flexdokters Support om mee te denken.

4. Spoedlijn zo nodig aanpassen

Gaat een huisarts of waarnemer meedraaien in de spoedlijn?

• Gebruik je de Callroute spoedlijn in FlexAssist? Voeg diegene dan toe aan de callroute. Doe dit alleen als je goed weet hoe dit moet, vraag anders s.v.p. aan Flexdokters Support om dit voor je in te stellen
• Als je spoedlijn bij je eigen telefoonprovider via een belroute loopt, denk er dan aan om die zelf aan te (laten) passen.
• Maak je nog gebruik van Voyp vanuit het Flexdokters-verleden, pas de instelling dan zelf aan. 
  NB Flexdokters kan nog beperkt support leveren op Voyp, mogelijk is het een goede aanleiding om de spoedlijn om te (laten) zetten naar FlexAssist.